A.
Ketatausahaan
di Sekolah
Menurut
The Lian Gie (2000), tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu: (1)
melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari
suatu organisasi, (2) menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan
organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan
(3) membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Staf
TU di sekolah-sekolah di Indonesia harus bisa bekerja di semua bidang yang
ditugaskan oleh kepala sekolah dan kepala TU. Mereka bertugas dalam berbagai
bidang, baik bekerja sama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja
sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan
kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrastuktur sekolah,
keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat.
Mill
dan Standingford (1982) menyebutkan delapan tugas tenaga administrasi yaitu:
1.
menulis surat
2.
membaca
3.
menyalin (menggandakan)
4.
menghitung
5.
memeriksa
6.
memilah (menggolongkan
dan menyatukan)
7.
menyimpan dan menyusun
indeks dan
8.
melakukan komunikasi
(lisan dan tertulis).
Masa depan sebuah
sekolah sebagian besar ditentukan oleh orang-orang yang ada di sebuah
lingkungan sekolah. Untuk meraih masa depan sekolah yang lebih baik, seyogyanya
setiap personalia sekolah saling bersinergi, bekerjasama dan sama-sama bekerja
dengan penuh keikhlasan untuk mewujudkan masa depan sekolah yang lebih baik, lebih
mencerahkan dan lebih mencerdaskan kehidupan bangsa.
Penempatan pegawai tata usaha sekolah ke depan seharusnya
benar-benar mempertimbangkan mutu, kemampuan, kecakapan, atau keahlian yang
memadai untuk melaksanakan tugas mereka di bidangnya masing-masing. Diharapkan
ke depan pegawai tata usaha sekolah benar-benar tenaga profesional di
bidangnya, seperti profesional di bidang manajemen perpustakaan, profesional di
bidang manajemen keuangan sekolah, profesional di bidang kearsipan, profesional
di bidang teknologi informatika komputer. Dan penempatan tenaga profesional di
lingkungan tata usaha sekolah ini seyogyanya mengacu pada prinsip “The right
man on the right job”.
Selain memiliki kemampuan, keahlian atau kecakapan yang
memadai, yang tidak kalah pentingnya ialah pegawai TU sekolah di masa depan
harus memiliki visi dan komitmen yang kuat untuk turut memajukan dunia
pendidikan. Sekolah di samping menjadi “lahan penghidupan” juga harus dipandang
sebagai lahan untuk beramal. Sehingga setiap pekerjaan tidak harus selalu
diukur dengan materi yang akan diterima. Seyogyanya prinsip hidup berbuat dan
memberikan yang terbaik” menjadi budaya setiap individu di lingkungan sekolah.
Ini juga berarti pegawai TU sekolah juga harus memiliki kompetensi kepribadian
dan kompetensi sosial di samping kompetensi profesional.
B.
Perencanaan
Program Kerja Tata Usaha Sekolah
Tata Usaha Sekolah bagian dari unit
pelaksana teknis penyelenggaraan bidang administrasi dan informasi data
pendidikan yang perlu dikelola oleh kepala sekolah dengan sebaik-baiknya sesuai
ketentuan yang berlaku. Tugas dan fungsi kepala sekolah adalah mengarahkan tata
usaha sekolah agar mampu memberikan pelayanan administratif secara prima serta
melaksanakan pelayanan 7 K yaitu Kebersihan, Kesehatan, Keamanan, Ketertiban,
Keindahan, Kekeluargaan, dan Kerindangan. Untuk melaksanakan kegiatan itu semua
perlu dibuat program kerja yang sistimatis, terarah, jelas, realitistis, dan
dapat dilaksanakan oleh petugas ketatausahaan agar pelayanan kepada guru,
karyawan, siswa, orang tua siswa, instansi terkait, dan masyarakat lainnya
dapat berjalan seoptimal mungkin.
Program peningkatan mutu pengembangan sistem informasi,
pelayanan administrasi, pelayanan dukungan penyelenggaraan pembelajaran,
pelayanan dukungan pengembangan mutu lingkungan sekolah dalam rangka membangun
suasana sekolah sebagai tempat belajar, dan pelayanan administrasi kepada
publik perlu dikembangkan oleh tim pengembang tata usaha sekolah dengan target
mutu yang jelas, indikator mutu yang jelas, dan kriteria keberhasilan yang
terukur, yang penting pula dalam penyusunan program adalah sekolah memiliki
standar prosedur peningkatan mutu sistem administrasi yang pentahapan prosesnya
disepakati dan didokumentasikan. Pencapaian targetnya diukur dengan alat
evaluasi yang sederhana, namun dapat merekam perkembangan proses dan hasil
pekerjaan secara akurat. Instrumen yang sekolah miliki selanjutnya dapat
kepala sekolah gunakan untuk melakukan supervisi dalam rangka memetakan mutu
proses dan program tata usaha sekolah.
Pembuatan rencana kerja tata usaha sekolah bertujuan
sebagai pengalaman kepala sekolah untuk mengarahkan tata usahanya, pedoman
kerja bagi tata usaha sekolah untuk melaksanakan tugasnya, dan tolak ukur untuk
mengukur kinerja tata usaha sekolah.
C.
Pengorganisasian
Tata Usaha
Pengorganisasian
merupakan penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi,
sumberdaya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Sekolah wajib
dikelola kepala sekolah dengan sebaik–baiknya agar sumber daya yang ada dapat
dimanfaatkan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan sekolah yang
telah ditetapkan.
Agar tujuan organisasi khususnya
ketatausaha sekolah dapat memberikan pelayanan yang prima maka perlu dibuat
pembagian tugas. Dalam pembagian tugas perlu memperhatikan hal-hal sebagai
berikut :
1.
tingkat pendidikan
pegawai
2.
keahlian pegawai
3.
memperhatikan pangkat
pegawai
4.
memperhatikan umur
5.
memperhatikan kesehatan
6.
memperhatikan
loyalitas/dedikasi pegawai
7.
memperhatikan disiplin
pegawai
Setelah membuat pembagian tugas
lalu dibuat rincian tugas. Hal ini sangatlah penting agar pegawai dapat
mengerti apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya secara rinci sehingga
pegawai tidak dapat mengelak dari tugas dan tanggung jawabnya, karena semua
sudah tertera dalam rincian tugas.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam pembuatan rincian tugas :
1.
Beban kerja yang ada
disekolah
2.
Memperhatikan keahlian
petugas/SDM (Pendidikan, Diklat. dsb)
3.
Jumlah tenaga /
Personil yang ada
4.
Sarana dan prasarana
yang dimilikinya
5.
Biaya yang disediakan
D.
Pengarahan
Manajer dalam Tata Usaha
Pengarahan
diartikan sebagai suatu usaha untuk menjaga agar apa yang telah direncanakan
dapat berjalan seperti yang dikehendaki. Suharsimi Arikunto (1988) memberikan definisi
pengarahan sebagai penjelasan, petunjuk, serta pertimbangan dan bimbingan
terhadap pra petugas yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional
agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar.
Kepala
Sekolah memberikan pengarahan dalam ketatausahaan melalui Kepala Tata Usaha
untuk memberikan tugas dan tanggung jawabnya sebagai petugas ketatausahaan
melalui kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1.
Penyusunan program
kerja tata usaha sekolah
2.
Pengelolaan keuangan
sekolah
3.
Pengurusan administrasi
ketenagaan dan siswa
4.
Pembinaan dan
pengembangan karir pegawai serta tata usaha sekolah
5.
Penyusunan administrasi
perlengkapan sekolah
6.
Penyusunan dan
penyajian data / statistik sekolah
7.
Mengkoordinasikan dan
melaksanakan 7K (Kebersihan, Kesehatan, Keamanan, Ketertiban, Keindahan,
Kekeluargaan, dan Kerindangan )
8.
Penyusunan laporan
pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala.
E.
Koordinasi
Manajer dalam Tata Usaha
Koordinasi
adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan
tugas-tugas tertentu, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan
saling melengkapi. Orang yang menggerakkan / mengkoordinasi unsur-unsur
manajemen untuk mencapai tujuan disebut koordinator (manajer).
Koordinasi
dibedakan menjadi 2 yaitu :
1.
Koordinasi vertikal,
Koordinasi vertikal
merupakan tindakan-tindakan atau kegiatan penyatuan, pengarahan yang dijalankan
oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan kerja yang ada di bawah
wewenang dan tanggung jawabnya.
2.
Koordinasi horizontal
Koordinasi horizontal
merupakan tindakan-tindakan atau kegiatan penyatuan, pengarahan yang dijalankan
terhadap kegiatan dalam tingkat organisasi yang setingkat.
Cara
mengadakan koordinasi dalam ketatausahaan adalah sebagai berikut :
1.
Memberikan keterangan
langsung secara halus dan baik. Keterangan mengenai pekerjaan saja tidak cukup,
karena tindakan yang tepat harus diambil untuk menciptakan, menghasilkan
koordinasi yang diharapkan.
2.
Mensosialisasikan
tujuan kepada petugas tata usaha, agar tujuan tersebut berjalan secara
bersama, tidak sendiri-sendiri.
bersama, tidak sendiri-sendiri.
3.
Mendorong pegawai untuk
bertukar pikiran, mengemukakan ide, dll.
4.
Mendorong pegawai untuk
berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.
F.
Pengawasan
Manajer dalam Tata Usaha
Pengawasan berarti meneliti apakah
sesuatu itu dikerjakan dengan cara dan aturan yang sesuai betul sesuai dengan
yang telah ditentukan. Bila dalam kegiatan tidak dilakukan pengawasan besar
sekali kemungkinan ada penyimpangan-penyimpangan bukan saja karena kelalaian,
kesalahan, atau kelupaan seorang pelaksana. Disamping itu pengawasan berguna
untuk menilai kemajuan pekerjaan. Pengawasan dapat dilakukan secara langsung
ataupun tidak langsung. Dalam pengawasan ketatausahaan di sekolah kepala
sekolah melalui kepala tata usaha melakukan pengecekan secara berkala agar
semua tugas yang diberikan kepada kepegawaian tata usaha terselesaikan sesuai
dengan waktu yang telah ditentukan. Dengan mengotrol semua kegiatan
ketatausahaan diharapkan juga dapat meningkatkan kualitas para pegawai tata
usaha.
DAFTAR PUSTAKA
Hidayat,
Syarif. (1996). Administrasi, Supervisi
dan Ketenagaan. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat
Jenderal Pendidikan Tinggi Proyek Pendidikan Tenaga Akademik.
Nurhadi,
Muljani. (1983). Administrasi Pendidikan
di Sekolah. Yogyakarta: Andi Offset.
Subroto,
Suryo. (1984). Dimensi-dimensi
Administrasi Pendidikan di Sekolah. Yogyakarta: Bina Aksara.
Suwardi,
Edi. (1979). Administrasi Sekolah 2. Jakarta:
Aries Lima.
Diakses pada
hari Senin, 14 November 2011 pukul 10.25 WIB
Diakses pada
hari Senin, 14 November 2011 pukul 13.15 WIB
Diakses
pada hari Senin, 14 November 2011 pukul 14.03 WIB
Diakses pada hari Selasa, 15 November
2011 pukul 13.00 WIB
Diakses pada hari Selasa, 15 November
2011 pukul 13.45 WIB
Postingan
0 komentar:
Posting Komentar