Prinsip-Prinsip Managemen Organisasi Sumber Belajar

PRINSIP-PRINSIP MANAGEMEN ORGANISASI SUMBER BELAJAR

Di dalam organisasi sumber belajar atau lembaga sumber belajar ada beberapa sub komponen atau unit yang perlu ada dan perlu dikelola dengan baik agar organisasi sumber belajar tersebut dapat berfungsi secara optimal. Adapun sub komponen organisasi sumber belajar tersebut meliputi: unit sistem informasi, unit pelayanan, unit pengembangan instruksional, dan unit produksi. Berikut akan dikaji beberapa prinsip managemen dari masing-masing komponen/unit organisasi sumber belajar tersebut.

1.      Managemen sistem informasi

Managemen disi bearti mengatur dan mengelola suatu. Menurut  Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien.

Informasi bisa berupa kesan pikiran seseorang atau mungkin juga berupa data yang tersusun rapi. Informasi secara umum adalah rekaman fenomena yang diamati, atau bisa juga berupa keputusan-keputusan yang bulat (Eastbrook, 1997:245)

Jadi bisa disimpulkan bahwa Manajemen Sistem Informasi adalah sistem inforamsi yang didisain untuk kebutuhan manajemen dalam upaya mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi pendidikan

Dalam organisasi kesekolahan atau pada lembaga-lembaga pendidikan pada umumnya, informasi yang bermanfaat adalah yang banyak mendukung tugas-tugas lembaga tersebut, yaitu kira-kira semua jenis informasi yang mempunyai aspek edukatif, riset, dan rekreatif atau dalam kata lain informasi yang tidak berpenagruh dan dan tak memiliki aspek yang disebutkan di atas tidak terlalu di pentingkan namun hanya sebagai pengetauan semata.

Pusat sumber belajar atau suatu oraganisasi  disini meniti beratkan pada sebuah pengolahan informasi dengan tujuan setiap manusia dapat menerima informasi yang penting dan dapat mengatasi masalah belajar yang mereka alami. Dengan kata lain informasi yang diberiakan kepada masyarakat diusahakan menjadi sebuah jembatan menuju masyarakat yang lebih inovatif. Masalah terbesar di Indonesia mungkin kurangnya informasi dalam segala biang membuat masalah belajar di Indonesia menjadi semakin kompleks untuk itu suatu oraganisasi sumber belajar harus mampu menjadikan informasi sampai ke masyarakat dengan baik.

Dalam organisasi atau pusat sumber belajar, pengelolaan informasi menjadi garapan utama untuk kepentingan peningkatan kualitas manusia pada umumnya. Melalui konsep penyebarluasan informasi yang dilakukan oleh lembaga atau pusat sumber belajar tersebut, diharapkan kebebasan menerima informasi bagi masyarakat luas bisa terlaksana tanpa membeda-bedakan status dan kedudukan yang bersangkutan. Dengan banyaknya informasi yang diterima oleh masyarakat maka masalah pemerataan di segala bidang pengetahuan masyarakat akan terlaksana, yang pada akhirnya nanti akan terbentuk masyarakat informasi yang informatif sehingga bersifat responsif terhadap gejala-gejala yang bersifat inovatif.

Sebelum membahas mengenai prinsip-prinsip managemen informasi organisasi sumber belajar, terlebih dahulu kita singgung mengenai management organisasi. Management organisasi adalah suatu kepengurusan atau seni memimpin dari seorang manajer yag ditujukan kepada sekumpulan orang-orang yang terkoordinir dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu (Abdulsyani. 1987). Dari definisi tersebut, management bisa dikatakan sebagai pengelolaan staff atau komponen organisasi untuk menjalankan fungsi organisasi sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Jika ini dikaitkan dengan management organisasi sumber belajar bisa diartikan sebagai pengelolaan staff atau komponen organisasi sumber belajar untuk menjalankan fungsinya sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai.

Setiap organisasi perlu memberikan publikasi atau desiminasi informasi atau jasa atau produk yang dikelolanya atau dihasilkannya. Begitu juga dengan organisasi sumber belajar. Organisasi sumber belajar perlu memberikan deseminasi informasi tentang jasa layanan yang dilakukannya. Oleh karena itu di dalam organisasi sumber belajar atau lebih dikenal dengan pusat sumber belajar pasti ada sistem informasi. Sistem informasi yang digunakan dalam organisasi sumber belajar biasanya bersifat terbuka. Sistem informasi tersebut digolongkan menjadi dua, yaitu :

Pertama, informasi keluar, yaitu informasi yang biasanya ditujukan kepada mahasiswa, dosen, ketua, dan staff pusat, lembaga dalam perguruan tinggi setempat atau sekolah lain yang membutuhkan, misalnya sekolah pendidikan guru. Informasi keluar tersebut merupakan proses komunikasi yang dibuat untuk disampaikan oleh bagian informasi untuk mengumumkan seluruh kegiatan pelayanan, latihan, produksi, penyediaan, konsultasi.

Beberapa prinsip yang perlu diperhatikan di dalam informasi keluar adalah :

a)      Sesuai dengan perencanaan pusat sumber belajar

b)      Mudah dimengerti oleh klien yang bervariasi yang ingin dijangkau

c)      Usahakan agar dapat memuaskan klien

d)     Membina hubungan dengan klien secara berkesinambungan

e)      Materi informasi hendaknya yang sangat berguna bagi klien dan berkaitan dengan program evaluasi pusat sumber belajar

f)       Tidak akan mengikat klien dalam hal kebenaran, kehendak, waktu atau tempat.

Kedua, informasi di dalam lembaga sumber belajar. Informasi ini berkaitan dengan pemberian informasi kepada klien yang sedang berada di dalam lembaga sumber belajar apabila mereka ingin mengetahui atau mengerti apa saja yang ada dan disediakan oleh lembaga sumber belajar. Misalnya, mereka ingin mengerti bagaimana cara mengoperasikan peralatan atau cara mencari apa yang dibutuhkan dalam mencapai tujuan belajar. Informasi di dalam lembaga sumber belajar biasanya berupa katalog yang berfungsi untuk mencari judul, pengarang, produser, lokasi, isi singkat buku atau program media.

Dari kedua sistem informasi diatas, maka bisa kita ambil salah satu contoh mengenai lembaga sumber belajar. Salah satu contohnya adalah perpustakaan. Disini akan dijelaskan mengenai peran perpustakaa sebagai lembaga sumber belajar dan managemen informasi di perpustakaan.

a.       Peran perpustakaan sebagai organisasi sumber belajar.

Seiring dengan meningkatnya tingkat pendidikan, minat masyarakat untuk membaca juga ikut meningkat. Perpustakaan sebagai pusat informasi dan sumber daya yang memberi manfaat, sehingga ikut mengambil bagian dalam mencerdaskan kehidupan bangsa.  Untuk itu dalam perpustkaan harus memiliki subuah tugas yang mulia.

Dalam hal ini perpustakaan mempunyai 2 tugas, yaitu :

1)      Tugas ilmiah, yaitu menyimpan dan mengembangkan ilmu pengetahuan/hasil budaya manusia, dengan kata lain suatu karya ilmiah yang sudah dikerjakan oleh seorang mahasiswa atau pun dosen dapat menjadikan suatu pengetahuan yang baru bagi pengunjung perpustakaan tersebut.

2)      Tugas sosial, yaitu melayani siapa saja yang membutuhkan bahan yang bersumber dari perpustakaan. Perpustakaan sendiri yang mempunyai fungsi mencerdaskan kehidupan bangsa tentu saja tak akan lepas dari tugas tersebut namun tentu saja perpustakaan akan menitiberatkan tugas social tersebut pada suatu focus yang mungkin sudah di menegemen sehingga informasi yang di dapat dapat benar-benar menjadikan perpustakaan mampu melasanakan tugas social tersebut.

Selain sarana untuk mencerdaskan kehidupan bangsa, perpustakaan juga bertujuan untuk menumbuhkan minat baca masyarakat dan memperluas cakrawala pandangan masyarakat terhadap ilmu pengetahuan. Adapun fungsi dari perpustakaan menurut Supriyanto dan Suradi (2004) adalah :

1)      Fungsi Informasi

Fungsi informasi disini dimaksudkan dapat memberikan semua informasi yangdi butuhkan oleh mahasiswa ataupun anggota OSB tersebut dengan kata lain, bagi anggota masyarakat yang memerlukan informasi dapat memintanya ataupun menanyakannya ke perpustakaan. Informasi yang diminta dapat berupa informasi mengenai tugas sehari-hari pelajaran maupun informasi lainnya.

2)      Fungsi Edukatif (Pendidikan)

Perpustakaan merupakan sarana pendidikan nonformal (perpustakaan umum) dan informasi (perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan sekolah), artinya perpustakaan merupakan tempat belajar diluar bangku sekolah maupun tempat belajar dalam lingkungan pendidikan sekolah. . Perpustakaan disini menjadikan seseorang mampu mandiri dalam hal belajar. Sesuai fungsinya perpustakaan menajadikan sesorang yang tak tau menjadi tau dan menjadikan seseorang yang minim pendidikan menjadi berwawasan.

3)      Fungsi Rekreasi

Tak hanya buku-buku pendidikan saja dalam perpustakaan juga biasanya mempunyai sebuah tulisan yang mampu menarik minat masyarakat sehingga  masyarakat dapat menikmati rekreasi kultur dengan cara membaca dan bacaan yang disediakan oleh perpustakaan. Misalnya dengan membaa novel, cerita rakyat, dan lain-lainnya. Fungsi ini tampak nyata pada perpustakaan umum. 

4)      Fungsi Kultural

Perpustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat. Fungsi ini dapat dilakukan dengan cara menyelenggarakan pameran, ceramah, pertunjukan kesenian, pemutaran film bahkan bercerita untuk anak-anak. Disinilah tugas anggota OSB tersebut dapat membuat sesuatu yang menjadi kebutuhan masyarakat. Dalam hal ini menjadikan peprpustakaan tak focus dalam mengembangkan ke dalam namun keluar juga.

b.      Management Informasi Perpustakaan

Perpustakaan merupakan suatu unit kerja yang menyelenggarakan pengumpulan, penyimpanan, dan pemeliharaan berbagai jenis bahan pustaka yang dikelola secara sistematik untuk digunakan sebagai sumber informasi bagi pemakainya. Agar perpustakaan dapat berfungsi sebagaimana yang diharapkan perlu kiranya ada kegiatan pengelolaan yang sistematis dan continue dalam pengelolaan bahan pustaka. Adapun pengolahan bahan pustaka perpustakaan dapat dijelaskan sebagai berikut :

a.       Pengolahan Bahan Pustaka

Bahan pustaka adalah unsur penting dalam sistem perpustakaan, dimana bahan pustaka harus dilestarikan karena memiliki nilai informasi yang mahal. Bahan pustaka berupa terbitan buku, berkala (surat kabar dan majalah), dan bahan audio visual seperti audio kaset, video, slide, CD-Rom dan sebagainya.

Pemeliharaan bahan pustaka tidak hanya secra fisik saja, namun juga meliputi isinya yang berbentuk informasi yang terkandung di dalamnya.Pemliharaan merupakan kegiatan mengusahakan agar bahan pustaka yang kita kerjakan tidak cepat mengalami kerusakan, awet, dan bisa dipakai lebih lama serta bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan

Tujuan pengolahan koleksi buku atau bukan buku dalam suatu perpustakaan adalah agar supaya segala informasi tentang bahan pustaka atau bahan lainnya yang ada di perpustakaan dikumpulkan menurut suatu sistem tertentu dan dikelola secara tepat. Ini berfungsi untuk mempermudah pemakai dalam mendapatkan informasi. Dalam ilmu perpustakaan, sistem pengolahan itu disebut katalogisasi. Katalogisasi adalah suatu proses dalam mempersiapkan data-data bibliografis yang akan menjadi tajuk pada suatu katalog.

1)      Katalogisasi

Tahap dalam pengolahan koleksi adalah katalogisasi. Kegiatan mempersiapkan entri katalog disebut dengan kegiatan pengatalogan atau katalogisasi (Sulistyo-Basuki, 1991)

Tujuan katalogisasi, yaitu :

a)      Mencatat semua informasi penting dari suatu buku atau bahan bukan buku untuk membedakannya dengan buku atau bahan bukan buku lainnya.

b)      Untuk memudahkan penelusuran buku atau bahan buku yang diperlukan sehingga dengan mudah ditemukan diantara koleksi perpustakaan.

Fungsi katalog perpustakaan adalah :

a)      Memudahkan penemuan kembali bahan pustaka yang telah disimpan melalui akses penggarang, judul atau subyek.

b)      Menunjukkan kepada pengguna koleksi yang ada di perpustakaan

c)      Membantu pengguna dalam memilih koleksi yang cocok.

Bentuk katalog ada beberapa macam, yaitu :

-          Katalog bentuk kartu

Katalog jenis ini masih banyak digunakan, karena kartu ini tergolong murah dan dapat dengan mudah disisipkan atau dipindahkan serta dapat disusun kembali sesuai dengan pertambahan dan perkembangan perpustakaan.

-          Katalog bentuk buku

Katalog jenis ini relative mahal. Bahan-bahan koleksi perpustakaan yang baru tidak dapat ditambahkan, kecuali apabila dibuatkan buku suplemen untuk penambahan tersebut.

Susunan kartu katalog ada tiga macam, yaitu :

a)      Dictionary catalog

b)      Divided catalog

c)      Classified catalog

Tahap katalogisasi mencakup dua hal, yaitu :

(1)   Katalogisasi subyek adalah tahap penentuan subjek utama sebuah bahan pustaka

(2)   Katalogisasi deskriptif berarti menyediakan informasi bibliografis pada berkas catalog (Sulistyo-Basuki, 1991)

2.      Prinsip-Prinsip Managemen Pelayanan

Manajemen Pelayanan bisa bearti Proses penerapan ilmu dan seni untuk menyusun rencana, meng-implementasikan rencana, mengkoordinasikan dan menyelesaikan aktivitas-aktivitas pelayanan demi tercapainya tujuan-tujuan pelayanan disini khususnya berhubungan dengan pendidikan.

Pelayanan pusat sumber belajar adalah suatu kegiatan penyelesaian, pengadaan, pembinaan koleksi, serta pengaturan dan penyampaian bahan pustaka kepada pengunjung/pemakai perpustakaan.

Unsur-unsur yang menyebabkan terjadinya suatu pelayanan, adalah :

a)      Koleksi, dibina untuk dilayankan, bukan untuk hiasan atau pajangan, bagaimana pengembangannya serta peraturannya sehingga menjadikan sebuah pelayanan yang maksimal dan dapat menunjang setip kebutuhan anggota sumber OSB tersebut.

b)      Fasilitas, bagaimana ragam layanan, system, aturan layanan, lokasi penempatan gedung

c)      Pelayanan/petugas, sebagai jembatan penghubung dapat berupa seorang ahli, teknisi, ataupun membantu teknisi.

d)     Pemakai, perorangan yang memanfaatkan layanan, dapat seorang ahli, pelajar, mahasiswa, atau umum.

Bila salah satu unsur diatas tidak ada atau hanya dilaksanakan setengah-setengah, maka pelayanan tidak akan tercipta seperti yang dikehendaki atau sesuai dengan tujuan.

Ada tiga prinsip pelayanan, antara lain :

1)      Mudah dimengerti

Menggunakan cara yang mudah dimengerti oleh pengunjung / pemakai maupun oleh petugas itu sendiri

2)      Efisien dan ekonomis

Menggunakan peralatan atau bahan-bahan pelengkap dengan jumlah macam sedikit-sedikit

3)      Kelambatan yang minimal

Mengusahakan tidak adanya kelambatan dalam melayani pemakai.

Sedangkan menurut beberapa sumber, prinsip-prinsip pelayanan adalah sbb :

1)   Kesederhanaan

Prosedurnya tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan dilaksanakan.

2)   Kejelasan

Jelas dalam hal: persyaratan teknis dan administratif; unit kerja/pejabat yang berwenang dan bertanggungjawab dalam memberikan pelayanan dan penyelesaian keluhan/persoalan dalam pelaksanaan pelayanan publik; serta rincian biaya dan tata cara pembayarannya.

3)   Kepastian waktu

Dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan.

4)   Akurasi

Produknya diterima dengan benar, tepat dan sah.

5)   Keamanan

Proses dan produknya memberikan rasa aman dan kepastian hukum.

6)   Tanggungjawab

Penyelenggara bertanggungjawab atas penyelenggaraan pelayanan dan penyelesaian persoalan yang timbul.

7)   Kelengkapan sarana dan prasarana

Tersedia sarana dan prasarana kerja, peralatan kerja dan pendukung lainnya yang memadai termasuk penyediaan sarana teknologi telekomunikasi dan informatika.

8)   Kemudahan akses

Tempat, lokasi dan sarana pelayanan yang memadai, mudah dijangkau dan dapat memanfaatkan teknologi telekomunikasi dan informatika.

9)   Kedisiplinan, kesopanan, dan keramahan

Pemberi layanan harus bersikap disiplin, santun, serta ikhlas.

10)                        Kenyamanan

Lingkungan pelayanan harus tertib, teratur, nyaman, bersih, rapi, serta dilengkapi dengan berbagai fasilitas pendukung pelayanan.

Dalam prinsip management pelayanan, ada beberapa macam pelayanan yaitu :

a.       Pelayanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi adalah pelayanan pemakai yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.

Jenis kegiatan pelayanan sirkulasi, ialah :

(1)   Mengawasi keluarnya setiap bahan pustaka

(2)   Pendaftaran anggota perpustakaan

(3)   Peminjaman

(4)   Pengembalian

(5)   Penagihan

(6)   Pemberian sanksi

(7)   Bebas pinjam

(8)   Statistik

(9)   Sosialisasi peraturan organisasi sumber belajar

(10)                        Penataan koleksi di jajaran/rak

1.      Sistem Pelayanan Sirkulasi

Ada dua sistem dalam pelayanan sirkulasi, yaitu :

a.       Sistem Terbuka (open access)

Sistem terbuka adalah sistem pelayanan yang memungkinkan pemakai masuk ke ruang koleksi untuk memilih dan mengambil sendiri buku yang diinginkan dari jajaran koleksi perpustakaan. Menurut Rahayu dan Etik (2004) system terbuka mempunyai keuntungan dan kerugian, yaitu :

Keuntungan

(1)   Menghemat tenaga, karena petugas tidak perlu mengambilkan pustaka yang dipinjam karena bisa langsung mengambil sendiri buku di rak.

(2)   Memberikan kepuasan kepada pemakai karena bisa memilih buku yang sesuai dengan kebutuhan secara langsung ke jajaran koleksi.

(3)   Memungkinkan memilih judul lain yang sesuai, apabila tidak menemukan buku yang dicari

(4)   Mengurangi kemungkinan terjadinya salah paham antara pemakai dan petugas

(5)   Kelancaran dalam pelayanan

Kerugian

(1)   Memerlukan tenaga ekstra untuk mengembalikan dan membetulkan buku yang salah letak

(2)   Buku akan lebih cepat rusak karena sering dipegang

(3)   Memerlukan ruangan yang relative lebih luas, untuk pengaturan rak agar pemakai leluasa memilih buku

(4)   Suasana buku di rak menjadi mudah rusak

(5)   Membutuhkan banyak petugas (Rahayu-Etik, 2004). 

b.      Sistem Tertutup (Closed Acess)

Sistem tertutup adalah sistem pelayanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai mengambil sendiri bahan pustaka yang dibutuhkan.

Keuntungan

(1)   Susunan buku atau peralatan dalam rak dipelihara

(2)   Mudah mengdakan kontrol dan pengawasan

(3)   Kehilangan dapat ditekan

(4)   Petugas sedikit

(5)   Pengambilan dapat seketika

Kerugian

(1)   Petugas banyak mengeluarkan energi untuk melayani peminjaman

(2)   Prosedur peminjaman tidak bisa cepat (harus menunggu giliran dilayani bila antrian panjang)

(3)   Sejumlah buku tidak pernah disentuh atau dipinjam

(4)   Peminjam sering tidak puas apabila buku yang dipinjam tidak sesuai dengan yang dikehendaki

(5)   Katalog perpustakaan harus lengkap dan up to date

(6)   Rangsangan memilih tidak ada (Rahayu-Etik, 2004)

2.      Pelayanan Sirkulasi Berbasis Komputer

Semakin kompleknya bidang pelayanan dalam pengelolaan, maka hadirnya program komputerisasi atau sering disebut otomasi sangat diperlukan. Menurut Djuriah dan Retno Prabandani (Rahayuningsih dan Etik Supriyanti, 2004), komputerisasi dalam arti yang sebenarnya adalah dipakainya komputer dalam setiap tahap pekerjaan perpustakaan secara terintegrasi dengan menggunakan sistem tertentu. Adapun persyaratan otomasi, yaitu

1)      Sumber Daya Manusia (Brainware)

2)      Perangkat Keras (hardware)

3)      Perangkat Lunak (Software)

4)      Data

Otomasi juga bisa digunakan untuk penelusuran informasi, artinya dapat memberika kemudahan dalam menemukan kembali sebuah informasi bahan pustaka yang diketahui berdasarkan pengarang, judul atau subyeknya.

Otomasi pelayanan sirkulasi diartikan sebagai keseluruhan aktivitas pelayanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) yang dikerjakan dengan memanfaatkan fasilitas komputer. Pada umumnya perpustakaan dalam melayani masyarakt pengguna masih menggunakan cara-cara manual yang banyak menyita waktu dan tenaga. Setelah merombak cara-cara dan metode lama, yaitu beralih ke sistem otomasi, maka diharapkan pekerjaan menjadi lebih terorganisasi sehingga hasilnya lebih baik.

b.      Pelayanan Referensi

Adalah suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yaitu dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referensi (Mudhoffir,1986). Adapun tujuan pelayanan referensi menurut Marsudi dan Octavia (2004), yaitu :

1)      Memungkinkan pengguna perpustakaan menemukan informasi dengan cepat dan tepat

2)      Memungkinkan pengguna menelusuri informasi dengan pilihan yang lebih luas

3)      Memungkinkan pengguna menggunakan koleksi referensi dengan lebih tepat guna

Fungsi pelayanan referensi antara lain :

1)      Fungsi supervisi/pengawasan :

Untuk menciptakan layanan referensi yang praktis dan efisien yang perlu diperhatikan adalah :

a.       Pengaturan fasilitas

b.      Pemilihan bahan-bahan

c.       Pengarahan tenaga petugas

d.      Mempelajari pemakai

2)      Fungsi informasi

Memberikan jawaban singkat atau penelusuran informasi yang luas dan terinci sesuai dengan bahan-bahan yang dibutuhkan, menjelaskan sumber-sumber yang tepat.

3)      Fungsi bimbingan

Memberikan nasihat, rekomendasi bahan-bahan yang sesuai dengan suatu subyek belajar sendiri teknik suatu ketrampilan

4)      Fungsi petunjuk

a.       Pendidikan perpustakaan tidak formal

Mendidik setiap pembaca untuk menggunakan secara efektif dan efisien setiap alat dan sumber-sumber referensi

b.      Pendidikan perpustakaan formal

Diselenggarakan di sekolah-sekolah, kelompok atau organisasi bagaimana menggunakan sebuah perpustakaan

5)      Fungsi bibliografi

Menyusun bibliografi untuk berbagai tujuan antara lain : vertikal file, promosi, kertas kerja, haluan bagi penelitian.

6)      Fungsi menilai

Sumber referensi harus dinilai secara tersendiri sesuai dengan kepentingan penggunaan masing-masing (Mudhoffir, 1987)

Macam Pelayanan Referensi menurut Marsudi dan Octavia (2004) , yaitu :

1)      Pelayanan Referensi Pokok

a)      Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan yang bersangkutan pada umumnya maupun khususnya mengenal unit pelayanan referensi

b)      Memberikan informasi yang bersifat khusus, yang untuk itu diperlukan bahan pustaka koleksi referensi yang ada di perpustakaan yang bersangkutan dan bahkan di perpustakaan lain.

c)      Memberikan bantuan untuk menelusur bahan pustaka

d)     Memberikan bimbingan peggunaan koleksi referensi

2)       Pelayanan referensi penunjang

a)      Memberikan informasi mengenai penggunaan alat-alat penelusuran koleksi

b)      Menyelenggarakan pameran koleksi perpustakaan, terutama untuk memperkenalkan bahan pustaka yang baru diterima

c)      Mengorganisasi koleksi referensi dengan baik sehingga mudah digunakan

d)     Mencatat dan mengumpulkan dat (statistik) kegiatan pelayanan referensi

e)      Mengadakan kerja sama dengan perpustakaan dan atau jasa informasi lain dalam bidang penggunaan informasi.

3)      Pelayanan Informasi

Yang termasuk ke dalam bentuk pelayanan informasi adalah :

a)      Mengadakan edaran-edaran tentang peraturan perpustakaan

b)      Memberikan petunjuk-petunjuk tentang bagaimana menggunakan katalog perpustakaan

c)      Mengedarkan daftar buku baru

d)     Menyebarkan brosur-brosur tentang perpustakaan yang bersangkutan.

Bagi setiap perpustakaan, bentuk-bentuk servis, apa dan bagaimana tingkatnya yang akan diberikan itu, tergantung sepenuhnya kepada beberapa faktor, yaitu :

(1)   Tenaga yang tersedia di perpustakaan yang bersangkutan

(2)   Kekuatan koleksinya

(3)   Fasilitas yang ada di perpustakaan tersebut

(4)   Faktor geografisnya

(5)   Inisiatif, kebijaksanaan-kebijaksanaan dari kepala perpustakaan

4)      Layanan-layanan khusus

Kegiatan layanan yang dimaksud disini adalah kegiatan pengadaan, pengaturan, pengoperasian, pemeliharaan dan penyampaian berbagai sumber belajar kepada pemakai, termasuk pelayanan khusus ini antara lain pelayanan kunjungan, pelayanan sebaik-baiknya kepada pemakai.

Pelayanan organisasi sumber belajar dapat dilakukan di dalam atau di luar. Pelayanan di dalam maksudnya pelayanan yang diberikan kepada pemakai atau pengunjung yang datang ke pusat sumber belajar untuk mendapatkan sejumlah informasi atau berinteraksi dengan berbagai sumber belajar sesuai dengan kebutuhan dan tujuan mereka mengadakan kunjungan. Sedangkan pelayanan diluar maksudnya pelayanan yang diberikan diluar gedung pusat sumber belajar. Bentuk kegiatan misalnya pameran peralatan audio visual, penerbitan buletin, dan sebagainya.

3.      Prinsip-Prinsip Management Pengembangan Instruksional

Pengembangan instruksional merupakan cara yang sistematis dalam mengidentifikasikan, mengembangkan dan mengevaluasi seperangkat materi dan strategi yang diarahkan untuk mencapai tujuan pendidikan tertentu. Menurut Abd. Gafur yang mengutip pernyataan Ely (Singgih Wibowo St, Steve, 2003) merumuskan pengertian pengembangan instruksional sebagai suatu proses yang sistematis dan logis untuk mempelajari problem-problem pelajaran agar mendapatkan yang teruji validitasnya dan praktis bisa dilaksanaai bidkan.

Hasil akhir dari pengembangan instruksional ini ialah suatu sistem instruksional, yaitu mengembangkan secara empiris, yang secara konsisten telah dapat mencapai tujuan instruksional tertentu.

Menurut Bakti Prima dalam http://bhaktiprima.blogspot.com/ , prinsip-prinsip instruksional dalam pengembangan instruksional adalah :

1.      Respon-respon baru diulang sebagai akibat dari respon tersebut. bila respon itu berakibat menyenangkan, learner cenderung untuk mengulang respon tersebu.
Implikasinya : -perlu pemberian umpan balik dengan segera.mengapa demikian ?
-learner perlu aktif membuat respon (bagaimana caranya).

2.      Perilaku tidak hanya dikontrol oleh akibat dari respon, tetapi juga dibawah pengaruh atau kondisi atau tanda-tanda yang terdapat dalam lingkungan mahasiswa.(tulisan gambar, komunikasi verbal,keteladanan guru). Beri pejelasan apa maknanya. Implikasinya : perlu menyatakan tujuan pembelajaran secara jelas kepada mahasiswa.

3.      Perilaku yang ditimbulakan oleh tanda-tanda tertentu akan hilang atau berkurang frekuensinya bila tidak diperkuat dengan pemberian akibat yang menyenangkan. Mengulang kembali bahan pelajaran yang lalu secar singkat tapi mencakup semua bahan aspek yang telah dibahas sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk dasar pelajaran yang akan dibahas sehingga peserta didik dapat melakuakan refleksi dan penguatan pada pelajaran/ materi yang lalu.

4.      Belajar terbentuk respon terhadap tanda-tanda yang terbatas akan ditransfer kepada situasi lain yang terbatas pula.

5.      Belajar mengeneralisasikan dan membedakan adalah dasar untuk belajar sesuatu yang kompleks seperti pemecahan masalah.

6.      Status mental mahasiswa untuk menghadapi perkuliahan akan mempengaruhi perhatian dan ketekunan mahasiswa selama belajar.

7.      Kegiatan belajar yang dibagi menjadi langkah langkah kecil dan disertai umpan balik untuk penyelesaian setiap langkah akan membantu siswa dalam pemahaman materi ajar.

8.      Ketrampilan tingkat tinggi seperti ketrampilan memecahkan masalah adalah perilaku kompleks yang terbentuk dari komposisi ketrampilan dasar yang lebih sederhana.

9.      Belajar cenderung menjadi cepat dan efisien serta menyenangkan bila siswa diberi informasi bahwa ia menjadi lebih mampu dalam ketrampilan memecahkan masalah.

10.  Perkembangan dan kecepatan belajar siswa bervariatif, ada yang maju dengan cepat ada yang lebih lambat .

Pengembangan instruksional yang bekerja pada suatu pusat sumber belajar hendaknya memiliki kompetensi dalam bidang ini, dan telah memperoleh pendidikan dan latihan khusus, memiliki pengalaman yang cukup, pengetahuan yang luas, penampilan yang meyakinkan, dan menguasai bidang evaluasi.

Prinsip-prinsip kompetensi yang harus dimiliki pengembang instruksional secara garis besar menurut Mudhoffir (1986: 80-92) adalah sebagai berikut :

a.         Mampu memilih proyek untuk pengembangan instruksional

b.         Mampu menggali penjajakan kebutuhan (Needs Assessment)

c.         Mampu menjajaki karakteristik siswa

d.         Mampu menganalisa jenjang pekerjaan dan tugas serta isinya

e.         Mampu menyebutkan hasil belajar siswa

f.          Mampu menganalisa karakteristik setting

g.         Mampu mengurutkan hasil belajar

h.         Mampu menspesifikasi strategi instruksional

i.           Mampu mengurutkan kegiatan instruksional

j.           Mampu milih sumber belajar

k.         Mampu menciptakan spesifikasi kegiatan instruksional

l.           Mampu mencari bahan instruksional

m.      Mampu mempersiapkan spesifikasi bahan untuk diproduksi

n.         Mampu mengevaluasi instruksional atau latihan

o.         Mampu menentukan sistem pengelolaan suatu kursus, latihan atau lokakarya dan lain sebagainya  

4.      Prinsip-Prinsip Managemen Produksi

Pengelolaan produksi berkaitan dengan materi atau bahan yang menjadi program instruksional.

Ada 3 tahap dalam pengelolaan produksi, yaitu :

1)      Mengidentifikasikan dan menganalisa masalah komunikasi

2)      Merancang dan memproduksi pesan

3)      Mengadministrasikan fasilitas dan personalia produksi media

Hasil produksi tergantung kepada beberapa hal seperti :

a.       Produser perorangan (produksi yang hanya dikerjakan oleh satu orang) tanpa menggunakan pengembangan instruksional

b.      Produser perorangan dengan menggunakan pengembangan instruksional

c.       Satu unit produksi (yang dikerjakan oleh beberapa orang) tanpa menggunakan pengembangan instruksional

d.      Satu unit produksi yang menggunakan pengembangan instruksional

Ciri-ciri produksi

a.       Didasarkan pada suatu informasi, instruksional atau kebutuhan akan kombinasi yang merupakan penjabaran suatu ide yang dituangkan dalam format yang sesuai sehingga menghasilkan produk fisik yang dilengkapi dengan penjelasan implikasi, evaluasi, penyebaran, dan kegunaannya.

b.      Memiliki ciri-ciri khusus dan asli (tidak merupakan jiplakan) dikerjakan bersama, baik oleh pengembang instruksional maupun oleh ahli media.

c.       Ketrampilan merancang oleh pengembang instruksional dan ketrampilan memproduksi oleh ahli media harus nampak benar, baik secara horisontal (pengalaman memproduksi) maupun vertikal (tingkat kekompakan dan kesulitan materi)

d.      Dibutuhkan ukuran yang berbeda dalam menilai isi program maupun produk fisiknya.

Tiga tahap pengelolaan produksi, yaitu :

1)      Mengidentifikasi dan menganalisa masalah komunikasi

2)      Merancang dan memproduksi pesan, dan

3)      Mengadministrasikan fasilitas dan personalia produksi media.

KESIMPULAN :

                        Dalam mengelola sebuah organisasi sumber belajar, hendaknya perlu diperhatikan beberapa hal yang sangat berpengaruh dalam pencapaian tujuan sebuah organisasi sumber belajar yang bersangkutan. Karena, di dalam sebuah organisasi sumber belajar terdapat beberapa manajemen yang masing-masing saling berpengaruh, yaitu manajemen informasi, pelayanan, pengembang instruksional, dan manajemen produksi. Masing-masing manajemen harus benar-benar menerapkan prinsip masing-masing agar pelayanan dalam sebuah organisasi sumber belajar dapat berjalan dengan efektif dan efisien dan bisa berkontribusi untuk mencerdaskan kehidupan bangsa Indonesia.

DAFTAR  REFERENSI

            Muhtadi, Ali. 2005. Manajemen Sumber Belajar. Yogyakarta.

Mudhoffir. 1986. Prinsip-prinsip Pengelolaan Pusat Sumber Belajar. Bandung : Remadja karya.

Bhakti Prima. http://bhaktiprima.blogspot.com/ Diakses tanggal 01 April 2012, pukul 20.00 WIB.

images.negaralangit.multiply.multiplycontent.com diakses tanggal 01 April 2012, pukul 19.00 WIB.